Büro oder Homeoffice: Eine Entscheidung, die Chefs selbst treffen müssen

Wie viel Büro muss sein? Wer diese Frage seiner Belegschaft zur Abstimmung vorlegt, bekommt viele Meinungen und keine Antwort. Wir halten das für einen Fehler. Der Arbeitsort ist eine Führungsentscheidung, und sie gehört auf den Tisch des Chefs.

Eine Umfrage misst Wünsche, nicht Arbeit

Wer lange pendelt, wünscht sich mehr Homeoffice. Wer zu Hause keinen ruhigen Platz hat, wünscht sich das Büro. Beides ist verständlich. Aber die Summe persönlicher Wünsche ergibt noch keine Arbeitsweise, die für den ganzen Betrieb funktioniert.

Dazu kommt ein zweites Problem. Wer abstimmen lässt, weckt Erwartungen. Entscheiden Sie danach gegen die Mehrheit, wirkt die Umfrage im Rückblick wie eine Beteiligung zum Schein. Dann haben Sie die Frage nicht gelöst und obendrein Vertrauen verloren.

Fragen Sie Ihre Leute deshalb nach Erfahrungen, nicht nach ihrer Stimme. Wo klappt die Zusammenarbeit gut? Was kostet unnötig Zeit? Was stört bei der Arbeit, im Büro wie zu Hause? Lassen Sie sich Beispiele aus den vergangenen Wochen nennen, keine allgemeinen Einschätzungen. Diese Antworten sind wertvoll. Die Entscheidung nehmen sie Ihnen nicht ab.

Die Arbeit gibt die Richtung vor

Ob Büro oder Homeoffice besser ist, lässt sich nicht allgemein beantworten. Für beide gibt es gute Gründe. Für das Homeoffice sprechen der gesparte Arbeitsweg und die Ruhe für konzentrierte Arbeit. Für das Büro sprechen kurze Rückfragen, das Lernen am Beispiel erfahrener Kollegen und Gespräche, die nebenbei entstehen. Welche Gründe schwerer wiegen, hängt von der Arbeit in Ihrem Betrieb ab. Vier Fragen helfen beim Abwägen:

• Welche Aufgaben brauchen Ruhe, welche kurze Wege zu Kollegen?
• Wie lernen neue Mitarbeiter, wenn erfahrene Kollegen selten im Haus sind?
• Wie schnell müssen Ihre Leute für Kunden erreichbar oder vor Ort sein?
• Wo gehen heute Informationen verloren, und warum?

Die Antworten fallen in einem Steuerbüro anders aus als in einer Werbeagentur oder einem Planungsbüro. Deshalb taugen die Regeln großer Konzerne nicht als Maßstab für Sie. Auch verschiedene Regeln für verschiedene Bereiche sind kein Widerspruch, solange die Arbeit sie begründet. Die Buchhaltung braucht etwas anderes als der Kundendienst. In einem Punkt ist unsere Meinung allerdings klar. Neue Mitarbeiter brauchen in den ersten Monaten mehr Nähe, als ein Bildschirm bieten kann.

Eines sollte beim Abwägen keine Rolle spielen: Misstrauen. Wer seinen Leuten nur glaubt, dass sie arbeiten, wenn er sie sieht, hat ein Führungsproblem. Das löst kein Arbeitsort.

Wer die Frage offenlässt, hat sie trotzdem entschieden: für ein Durcheinander, das niemand verantwortet.

Klar, begründet, befristet

Eine gute Regel ist klar. Jeder weiß, was gilt. „Nach Absprache“ ist keine Regel, sondern eine Einladung zu Einzelverhandlungen, die Sie jede Woche neu führen.

Eine gute Regel ist begründet. Sagen Sie, warum Sie sich so entschieden haben. Wer den Grund kennt, kann eine Regel mittragen, auch wenn sie ihm nicht gefällt.

Eine gute Regel ist befristet. Setzen Sie einen Termin, an dem Sie sie überprüfen, etwa nach sechs Monaten. Das nimmt der Entscheidung die Schwere, ohne sie aufzuweichen.

Ausnahmen wird es geben: ein krankes Kind, ein Handwerkertermin, eine Woche mit viel Schreibarbeit. Bestimmen Sie, wer Ausnahmen erlaubt und nach welchem Maßstab. Sonst wird jede Ausnahme zum Vorbild für die nächste.

Und die Regel gilt auch für Sie. Wer Präsenz verlangt und selbst jeden Freitag von zu Hause arbeitet, verspielt seine Glaubwürdigkeit.

Vor der Ankündigung

Klären Sie zuerst die rechtliche Seite. Was steht in den Arbeitsverträgen, was in bestehenden Vereinbarungen? Gibt es einen Betriebsrat, gehört er früh an den Tisch, denn bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit hat er mitzubestimmen. Zu Verträgen, Arbeitsschutz und Datenschutz holen Sie sich im Einzelfall Rat von Fachleuten.

Verkünden Sie die Regel dann persönlich und nicht nur schriftlich. Erklären Sie Ihre Gründe und lassen Sie Raum für Fragen. Danach gehört alles auf eine Seite: was gilt, ab wann, für wen, mit welchen Ausnahmen und wann Sie die Regel überprüfen. Wer seinen Alltag auf die bisherige Lösung eingestellt hat, braucht eine Übergangszeit, etwa für die Kinderbetreuung. Lassen Sie dafür genug Vorlauf.

Machen Sie sich auf Widerspruch gefasst. Manche werden die Regel ablehnen, vielleicht verlässt Sie sogar jemand deswegen. Auch das gehört zu einer echten Entscheidung. Eine Regel, die niemandem etwas abverlangt, regelt wenig.

Ob Sie sich für feste Bürotage, volle Präsenz oder weitgehend freie Wahl entscheiden, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass Sie entscheiden. Wer die Frage offenlässt, hat sie trotzdem entschieden: für ein Durcheinander, das niemand verantwortet.